新型コロナウイルスの流行が、企業のリモートワーク導入率を進める大きなきっかけとなっております。急な環境の変化により、リモートワーク環境が上手く対応しきれずに、再び元の体制に戻した企業も少なくはありません。しかし、ERPを導入することでリモートワーク環境下での業務効率を格段に上げられるわけではありませんが、導入するERPによっては、通常時のオフィス業務であってもテレワーク環境であっても業務効率を大きく落とさずに対応することができます。そこで今回は、リモートワーク導入への課題を明確化したのちに、業務効率が落ちないERPの導入ポイントについてご紹介させていただきます。
目次
１. リモートワークの課題
リモートワークはコロナウイルスの感染リスクを減らすために、推奨されています。しかし、実際にリモートワークを実際に運用してみると、社員の働き方が根本的に変わることで、多くのトラブルが発生している企業様も少なくはありません。ここでは、リモートワークのトラブル事例を元に発生する課題についてご説明いたします。
①情報漏洩のリスク
リモートワークでは、これまでオフィスで管理していた個人情報やお客様情報を記憶媒体やノートパソコンに保存して外部に持ち出すということになります。情報のやり取りにカフェやコワーキングスペースといった従業員以外の第三者が立ち入ることのできる場所で作業を行う場合では、情報の覗き見や書類の置き忘れ、パソコン自体の破損をする場合がございます。またオフィス環境と違い、接続する指定のWi-Fiのルーターのパスワードが初期設定やフリーWi-Fiの場合、パスワードやIPアドレスの解析が容易にできるため、ウイルス攻撃やパソコン自体の紛失、不正アクセスなどにより情報漏洩が起きることがあります。さらにバーチャルデスクトップを介すると、機械費とライセンス費でコストが大きくかかる点もございます。
②社員の勤怠管理
リモートワークでは、社員の勤務時間を直接管理・監視することが出来ません。そのため、勤務実績に応じた給与管理をすることが難しいため、正確な社員の人事情報を整理することが困難となります。リモートワークに関しては、家庭と仕事の両立を実現する方もいる中、仕事とプライベートの境目に区切りをつけることが難しくなってしまい、勤務時間が休日や深夜にまで渡ってしまう例もございます。また、家庭内に通信環境やワークスペースが整っていないため、通信環境やオフィスチェア・テーブルの準備、さらに同居者との兼ね合い等リモートワークの導入が遅れる場合がございます。現存する設備での対応を取らざるを得なく、業務とは関係のない場所にストレスがかかってしまったという例もございます。
③コミュニケーション不足から誘発するモチベーションの低下
オフィス環境下に比べて、社員同士がコミュニケーションの難化と希薄化があります。WEB会議システムを利用は、社内以外での会議やミーティングを実施することは可能となります。しかし、オフラインでのコミュニケーションを取る機会が大幅に少なくなり、社員同士の仕事を超えたつながりや信頼関係が希薄化しております。そのため、「チーム」ではなく「個」での仕事が目立ち、喜びや達成感が感じづらくなり、孤独感を創出する可能性がございます。リモートワーク下での社員の健康管理やモチベーションの維持が難しく、結果的にリモートワーク環境は従来のオフィス環境に比べて業務の生産性は確実に減少しています。
２. ERP導入のメリット
ERPでは、企業のヒト・モノ・カネの動きを一元的に把握することができます。特にリモートワーク時の労務管理においては、ヒトの動きが可視化されることで、いつ・誰が・どんな業務をしたのかを正確に把握できるというメリットがあります。勤務状況をタイムカードやICカードで管理する場合には、オフィスにて入退勤の申請をしていました。しかし、リモートワークに伴いPCのみならずスマホやタブレットなどからブラウザにアクセスすることによりいつでもどこでも打刻管理が可能となりました。より外部からのアクセスがしやすい環境では二段階認証でのセキュアな環境が必要となります。これらをERPと結びつけることが過重労働や休暇残数の管理を基幹システムにアクセスするだけで、容易に可視化することが出来ます。さらに、各部署の労働時間と各部署間の経営状況を結びつけるにより最適な人員配置とバックオフィス業務の効率化を実現することが可能となります。当サイトを運営しています日本ソフトウェアでは、主に取り扱いのあるinforサイトラインでは2018年より他のERPよりいち早くクラウド化させていますので、多くの知見と経験がございます。
３. まとめ
コロナウイルスの影響により、リモートワークに加速化しております。従来のオフィス業務では目に見えていた部分が、リモートワークが加速することで目に見えない課題が見えてきます。ERPを導入することによりヒトの動きが可視化されるため、社員の勤務面では特に業務の効率化を実現することが出来ます。実際ERPを導入した企業はどんな改善効果を得られたのかについてさらに詳しく知りたい方はこちらの事例をご覧ください。
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